Beneficios del formato PDF para su organización

Para empezar, podemos hacerlo con la definición de PDF (Portable Document Format) nos referimos a un formato de almacenamiento desarrollado por Adobe Systems, el cual es en gran medida usado para el intercambio y presentación de documentación que se comparte en Internet.

Son muchos los beneficios que presenta este tipo de formato para las empresas, por tal motivo, es común que la mayoría de organizaciones tengan su documentación en formato PDF. A  continuación mostramos algunos de los beneficios que se pueden conseguir al manejar la documentación en PDF.

Mantener el aspecto exacto del documento

Uno de las mayores ventajas se ve reflejada en que no es necesario tener instalado un programa de edición y creación de PDF para que estos puedan ser visualizados. Lo único que se necesita es contar con un lector de PDF, los cuales se pueden encontrar en Internet, y de forma gratuita. De la misma manera, para poder ver características del documento como donde fue creado no es necesario tener guardadas las fuentes tipográficas y demás características de impresión.

  • Generación de accesos y privilegios restringidos para poder modificar el documento para quienes no tienen derechos de edición sobre el mismo.
  • Capacidad interplataforma: El resultado visual o impreso es siempre el mismo, sin importar si la edición del mismo se hace sobre una plataforma en Windows, Mac OS X o Linux.
  • El tamaño se reduce considerablemente, a razón de 1-5 con respecto al tamaño original, es decir, convertir un documento a formato PDF lo hace un archivo mucho más liviano en comparación a un documento en Word o PowerPoint, el cual ocuparía varías MB de espacio.
  • Para la información que queremos compartir y que sea visualizada por los usuarios en la web, el PDF se posiciona como el formato ideal para colgar documentos (ofimáticos).

Por las razones ya mencionadas, el formato PDF se consolida como la herramienta perfecta para enviar publicaciones de la empresa como: servicios, cotizaciones, hojas, catálogos de productos, gías, hojas de trabajo, etc. Ahora mismo, a muchos les surge la inquietud de saber ¿Con qué programas se puede crear, editar y visualizar documentos PDF? A continuación le presentamos algunos de los productos que recomendamos en lo que respecta a PDF:

  • Adobe Acrobat: Software líder en la creación y edición de PDF, la cuestión radica en que el costo es algo elevado, y por ende, no cualquier pyme puede adquirirlo.
  • Adobe Reader: Lo primero, es gratuito, lo cual lo convierte en una herramienta ideal para visualizar e imprimir documentos en PDF. El único problema radica en que el consumo de recursos es algo alto para aquellas computadoras que cuentan con hardware limitado.
  • Nuance PDF Converter Professional: Ofrece prestaciones similares a las de Acrobat en términos de edición y creación de PDF, con el beneficio de que el costo es menor, lo cual lo convirte en una opción más accesible para una pyme.

Para concluir, quisiéramos agregar que existen programas con la opción de exportar sus documentos a formato PDF como en los casos de: Microsoft Office y OpenOffice.org. Pero se debe tener en cuenta que no hay punto de comparación en cuanto a la calidad de impresión de documentos PDF de estas suites, frente a al software que está especialmente diseñado para esta tarea.

 

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